Als Assistenz der Geschäftsführung bist du die rechte Hand unserer Geschäftsführung und des Management-Teams. Du sorgst dafür, dass bei neowake® im Tagesgeschäft alles rundläuft – von der Koordination laufender Projekte über die Kommunikation mit Partnern bis hin zur operativen Unterstützung im Backoffice.

Deine Rolle ist essenziell: Du hältst unseren kreativen Köpfen den Rücken frei und stellst sicher, dass Organisation, Kommunikation und Abläufe stimmen.

• Organisation und Vorbereitung von internen und externen Meetings
• Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft und bei Sonderprojekten
• Koordination und Nachverfolgung von Aufgaben im Projektmanagement (ClickUp)
• Kommunikation mit Dienstleistern, Partnern und internen Schnittstellen
• Allgemeine Assistenz- und Backoffice-Aufgaben (z. B. Reisekoordination, Dokumentenpflege, Terminmanagement)
• Übernahme kleiner administrativer Aufgaben in Tools wie Slack, Google Drive, CRM etc.

Muss-Kenntnisse

• Selbstständiges Arbeiten im Remote-Umfeld – du beherrschst die Arbeit mit digitalen Tools wie ClickUp, Slack, Google Workspace o. ä.
• Kommunikationsstärke und Zuverlässigkeit – du kannst professionell und freundlich kommunizieren, intern wie extern
• Organisationstalent und Übersicht – du verlierst auch in hektischen Momenten nicht den roten Faden

Nice-to-have

• Erfahrung in der Assistenz einer Geschäftsführung oder eines Management-Teams
• Kenntnisse in CRM-Systemen und Projektmanagement-Tools
• Erfahrung im digitalen, wachstumsorientierten Unternehmensumfeld

• Freundliches, professionelles Auftreten – im Umgang mit Menschen, Tools und Aufgaben
• Ausgeprägte Selbstorganisation und Eigenverantwortung
• Integrität, Vertrauenswürdigkeit und Diskretion – besonders bei der Arbeit mit sensiblen Informationen
• Proaktives Mitdenken und eine strukturierte Arbeitsweise
• Spaß daran, Ordnung zu schaffen und Abläufe reibungslos zu gestalten

• Geringe Selbstorganisation im Remote-Umfeld
  Wer nur unter ständiger Anleitung arbeiten kann, wird sich bei uns schwer tun
• Schwache Kommunikationsfähigkeiten
  Unsicherer Umgang mit Sprache, fehlende Professionalität in der Kommunikation oder zu geringe Sorgfalt bei Abstimmungen
• Abneigung gegen strukturierte und administrative Aufgaben
  Wer sich schnell langweilt, wenn es um Details, Prozesse oder Nachverfolgung geht, ist bei uns nicht richtig
• Mangelnde Verlässlichkeit
  Wenn Aufgaben vergessen oder nicht sauber abgeschlossen werden, führt das bei uns zu Reibungsverlusten
• Kein Interesse an digitalen Tools
  Wer sich nicht mit Tools wie Slack, ClickUp, Google Drive etc. auskennt oder keine Lust hat, diese zu lernen

• Impact: Du unterstützt ein Unternehmen, das Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung unterstützt – und das mit messbarem Erfolg
• Bedeutung: Deine Rolle ist zentral – du hältst die Abläufe zusammen und ermöglichst unserem Führungsteam Höchstleistung
• Erfolg: Du wirst Teil eines dynamischen, schnell wachsenden Unternehmens in einem Zukunftsmarkt
• Wachstum: Wir geben dir Verantwortung, Freiraum und echte Entwicklungsmöglichkeiten
• Gemeinschaft: Du arbeitest mit Menschen, die für ihre Vision brennen – und das in einem positiven, digitalen Arbeitsumfeld
• Remote Arbeit: Du arbeitest remote, solltest aber in der Nähe von Köln leben